イングリッシュノート
2013/09/09

手紙と電子メールで注意すること

Writing a letter or email in another language can be challenging. Sometimes just getting started is the most difficult part of writing. Aside from your message, you need to think of the correct way to address the recipient of your letter or email.

Letters tend to be more formal, so the style will likely be, too. Moreover, the greeting or salutation will depend on the level of formality. You will likely begin with Dear. But then the next thing to consider is the person’s name. Should you use the first name or family name or just the title?

You need to think of:


How well do I know the person?

What is his or her position?

Why am I writing? What is my objective?

Americans tend to be more informal than people of other nationalities, but it is always better to be a bit too formal than too casual. Therefore, use a courtesy title, such as Mr. Ms. or Dr. and the person’s family name, for example Dear Mr. Jones: . You may have seen Miss, but it is rarely used today. It is very old-fashioned, and most people under 60 would not use it. Instead, if you are writing to a woman, use Ms. This is a title that you can use if the woman is married or single. Since you may not know her marital status, this might be quite handy. Mrs. is also not as common as it once was.


If you know the person and s/he has agreed to it, you may use their first name. You could then write, Dear Bob: . You can then expect that this person will use your first name, too, so you could expect to see Dear Masashi: in the next letter.


In general, email writing is less formal. It is shorter and likely between you and friends or colleagues, so you can start by writing the person’s name with a greeting: Hello, Shinzo! Or Greetings! You can also just start with the person’s name: Ms. Smith, or Joe, although this can seem rather abrupt. In any case, don’t just start with your message unless it is an email thread that has been going back and forth.



日本語訳:


手紙または電子メールを外国語で書くことは、ある意味で挑戦的な作業です。 特に、文章の始まりの部分は最も難しいと感じる部分になります。 あなたが伝えようとしているメッセージ内容もさることながら、手紙または電子メールの受取人の宛名の正しい記述方法について考える必要があります。


さて、手紙はより形式的ですので書き方にはいくつかのスタイルがあります。 さらに、それはどのようなレベルの(手紙の)内容によるところとなります。 あなたは、Dearからたぶん始めることでしょう。 しかし考慮するのは次に来る、人名です。あなたは、名前で書くのか、姓なのか、またはタイトルを使用しなければならないか?

あなたは、以下について考える必要があります:


どれくらいよく、私はその人を知っているか?

彼または彼女のポジションは、何であるか?

なぜ、私は書いているか? 私の目的は、何であるか?

アメリカ人は他の国籍の人々よりも形式ばらない傾向があります。ただ、あまりにも形式的になりすぎたり、逆にカジュアルになりすぎることは避けなければなりません。したがって、Mr. Ms. あるいはDr.の後にその人の姓(Family Name)を使うことが望ましいのです。例えば Dear Mr. Jones のようにです。 また、Missという書き方を見たことがあるかもしれませんが、今日では滅多に使われなくなりました。これは、とても時代遅れで、60歳未満の大部分の人々はそれを使いません。
その代わりに、あなたが女性に手紙を書いているならば、Ms.を利用すれば彼女が既婚者でも独身の場合でも両方に使うことが出来ます。これはとても便利です。ミセスも、かつてに比べるとそれほど使われなくなっています。


あなたが人を知っていて、彼/彼女が同意したのであれば、名前(First Name)で呼ぶことが出来ます。あなたは Dear Bob と書くことが出来るのです。 それから、相手は、あなたの名前(First Name)で呼ぶことが予想されるので、今度はあなたは Dear Masashiと次の手紙を書き出す事が出来ます。


一般に、電子メールは、それほど形式的ではありません。 大体の場合、あなたと友人または同僚の間でより短い文章が交わされるものなので、あなたは名前(First Name)で書き始められます Hello, Shinzo!
または
Greetings! (やあ!)
あなたは、直ぐに人名から始めることも出来ます。唐突ではありますが・・・
Ms. Smith  Joe  というように。
いずれにせよ、本文からすぐに始める事は、そのメールが連続してやりとりされている場合を除いては避けた方がよいのです。



【Vocabulary】

Salutation 挨拶または手紙の文頭にくるMr.やMs.などの敬称
Aside from ~を除いては
tend 傾向がある
informal フォーマルではない、casualに近い、形式ばらない
old-fashioned 時代遅れの
handy 便利な
marital status 婚姻状態 既婚、独身等
in general 一般的に
abrupt 突然の 無作法な
in any case いずれにせよ